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 Algunas veces nos pensamos si es interesante contratar un mantenimiento para nuestros equipos multifunción fotocopiadoras o incluso para impresoras, debemos tener en cuenta el volumen de trabajo que va a soportar esta copiadora o impresora para así ver la conveniencia o no de contratar un servicio de mantenimiento que en caso de avería o de desgaste de algunas piezas, podamos cubrirlo sin aumentar la inversión inicial.
Todos los equipos tienen piezas que se desgastan con el tiempo, rodillos, bandas de transferencia y otras que son consumibles en si y tienen una vida útil como es el caso de los tambores, cabezales de inyección en el caso de las impresoras de tinta, etc... Si nuestro equipo va a soportar un gran volumen de trabajo mensual, siempre nos va a interesar contratar un mantenimiento de forma que por un lado sepamos siempre cual es el precio exacto que vamos a pagar por cada copia y por otro lado estén cubiertas todas las incidencias, visitas del técnico, materiales y componentes que necesiten ser reparados o cambiados.
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 Desde que empezaron a aparecer los primeros equipos multifunción se ha ahorrado mucho en espacio dedicado a los equipos de oficina de copiado, impresión, fax, etc...
Estos equipos tienen muchas ventajas, como ya hemos dicho el ahorro de espacio, también el de inversión, de costes al tener controlado en menos equipos lo que se imprime, copia, etc...
Los equipos de hoy en día permiten entre otras cosas, imprimir en red, fotocopiar en blanco y negro y color, escanear en red, enviar fax desde el equipo o desde la red, guardar documentos para una impresiíón posterior o imprimir desde pendrive sin necesidad de ordenador.
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 En algunas ocasiones es posible firmar un contrato de mantenimento de impresiones/copias por volumen, es decir, si conocemos de antemano el volumen que vamos a realizar cada vez, podemos conseguir algo más de descuento en el precio por copia/impresión si pagamos una cantidad mínima.
Lo que no aconsejamos nunca es incluir esta cantidad en el renting o si se incluye, hacerlo por el mínimo que tengamos seguro que vamos a hacer. Ten en cuenta que es un pago mensual, y es posible que nuestra empresa esté cerrada un mes por vacaciones, por ejemplo, entonces ese mes también se pagarían copias sin haberlas realizado. O imagínate que es un colegio o instituto que puede estar cerrado 2 o 3 meses en vacaciones.
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Hasta no hace mucho la impresión en color en las oficinas era todo un lujo al alcance de unos pocos. La mayoría de las empresas recurrían a imprentas para timbrar el papel y así darle al menos un toque de color a sus documentos, ganando así en presentación.
Ahora podemos encontrar en el mercado impresoras laser color por muy poco dinero y con unos costes de copia bastante reducidos, que nos ahorrarán trabajos de imprenta, y que nos ayudan a crear documentos más vistosos.
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Nuestros contratos de mantenimiento cubren el desplazamiento del técnico, la mano de obra, cualquier pieza del equipo (también por desgaste) y el toner necesario. Solo tendrá que elegir el papel que mejor muestre su información (compatible con los equipos).
Siempre dispondrá de toner original para sus equipos, una atención personalizada y todos sus equipos (impresoras, copiadoras, multifunción) en perfecto estado.
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